En nuestro entorno laboral, hoy es común escuchar términos como ATS, trabajo colaborativo, net recruitment, trabajo remoto, algoritmos, big data, people analytics, smart working, p-learning, cursos MOOC, digital employer branding, organización agile, blockchain, machine learning y automated performance management, entre otros. Si una empresa aplica alguno de estos aspectos, ello implica preguntarse si lo que se está efectuando es digitization o digitalization. 

Al respecto, debemos hacer una distinción no solo para precisar de qué estamos hablando, sino para canalizar mejor los esfuerzos y recursos organizacionales. En inglés encontramos dos términos: digitization y digitalization. En nuestro idioma, ambos se usan de manera indistinta y como sinónimo de digitalización, pero se refieren a temas distintos, aunque relacionados entre sí. 

Cambios tecnológicos

En primer lugar, digitization es la conversión de texto, imágenes o sonido a un formato digital que puede ser procesado por una computadora. Luego, tenemos la digitalization, que se refiere a un proceso mediante el cual se usan tecnologías digitales para cambiar un modelo de negocio y generar oportunidades de creación de valor ⁽¹⁾.

El uso de la tecnología en el área de recursos humanos es un proceso de cambio en el quehacer y en la manera de pensar y de verse de una organización.

En algunos casos, la digitization puede constituir el primer paso para implementar un cambio tecnológico en una función de recursos humanos, ya que su objetivo es optimizar los procesos existentes para mejorarlos, aunque sin modificarlos de forma drástica. Por ejemplo, la digitación de registros de las nóminas históricas, que pasan del papel a una base de datos de recursos humanos. 

En tanto, la digitalization implica un cambio que agrega valor mediante el uso de tecnología en recursos humanos. Un ejemplo es el uso de plataformas de evaluación del desempeño, en especial las que permiten retroalimentación continua e instantánea y están asociadas a sistemas integrados, o el uso de app para la gestión de personal mediante bots que sistematizan los permisos o licencias médicas. 

La digitization es una práctica positiva, en términos de eficiencia en ahorros de espacio, capacidad para compartir materiales (informes) e, incluso, amigable con el medioambiente (no se usa papel). No obstante, es evidente que no es suficiente para generar una digitalization en la organización o en el área de RR. HH., ya que esto implicaría la transformación de sus procesos. 

Nos queda un término adicional: transformación digital. Este concepto alude a los dos anteriores, ya que implica automatizar actividades y crear una cultura de automatización e innovación, pero también significa cuestionar qué procesos o actividades son necesarias y eliminar tareas rutinarias que tenían valor cuando eran manuales, pero que carecen de valor en una organización digital. 

La transformación digital plantea un cambio en la forma de pensar. Por ello, se dice que es el resultado de la digitization, la digitalization y una transformación cultural. Por ejemplo, en el escenario actual, el BCP se encuentra realizando una transformación digital unida a una transformación cultural. 

¿Por qué hacer este cambio?

En el reciente estudio Liderazgo tecnológico global 2020, Deloitte señala que las empresas vanguardistas en tecnología en el mundo presentan un mayor rendimiento comercial. Por ejemplo, en los últimos tres años, las empresas de este tipo vieron el aumento de la cotización de sus acciones en bolsa, gracias a que este tipo de organizaciones suelen tener dos ejes centrales de acción: la innovación y los clientes. 

Otro reporte reciente de esta misma consultora señala que el cambio hacia una organización digital implica el rediseño de la misma, en especial hacia un modelo de redes. Poco más de dos tercios de sus encuestados a nivel global señalaron que este cambio dio como resultado un mejor rendimiento. Es imperativo que el área de recursos humanos acompañe este esfuerzo. 

Este año, Deloitte consultó a ejecutivos peruanos sobre los cambios más grandes que las áreas de recursos humanos deberían hacer para maximizar su impacto en la organización. El 60 % señaló que debería ayudar a cambiar el diseño de la organización para incorporar un trabajo más ágil y en equipo. La aplicación de tecnología en la gestión humana brinda valiosos aportes en ese sentido. Las tecnologías digitales aumentan la flexibilidad y permiten tomar decisiones de manera más ágil y eficiente. 

La transformación digital en recursos humanos significa la transformación en la forma en que funciona esta área, utilizando datos para dirigir todas sus funciones: desde el reclutamiento y selección, pasando por los procesos de capacitación, desarrollo, compensaciones y demás. El beneficio es la reducción del tiempo dedicado a tareas repetitivas y la capacidad de usar más tiempo libre para elaborar estrategias u otras actividades que generen valor. 

Sin embargo, un desafío pendiente para esta área consiste en el diseño y despliegue de estrategias y mecanismos que ayuden a la organización a transformar sus procesos de negocio en el mundo digital. Así mejorarán las habilidades de los empleados, al crear una cultura organizacional para la adaptabilidad a la digitalización, además de lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal que permita mantener la salud, la motivación y la eficiencia de los empleados. 

En conclusión, el uso de la tecnología en los procesos de recursos humanos va más allá de un simple esfuerzo por incorporar sistemas, softwares o hardware a la gestión del personal. Es realmente un proceso de cambio en el quehacer y en la manera de pensar y de verse de una organización. ¿Tu organización ya empezó este cambio? Cuéntanos tu experiencia.

Referencias: 

1. Gartner Glossary