En esa lógica, una primera etapa está relacionada con la revisión de la tecnología de la información con la que cuenta la empresa. Esto es muy importante pues a la hora de implementarse el ERP se va a necesitar no solamente una tecnología que lo soporte, sino que es probable que muchos procesos informatizados por la empresa no vengan con el nuevo ERP, por lo cual resulta necesario que algunos de dichos sistemas continúen funcionando.

Dentro de esta etapa las compañías necesitan cumplir con una serie de fases. Una de ellas es el implementar estándares y metodologías de trabajo que sean reconocidos mundialmente, con la finalidad de que lleguen a formar parte de sus activos. De esta manera, se les puede mostrar a los proveedores cuál es la forma de trabajo en la empresa, para que éstos a la hora de hacer la cotización tomen en cuenta las necesidades puntuales de la misma.

La siguiente fase vendría a ser el modelamiento de la gestión de procesos, bajo el cual se realiza una serie de pasos: desde la clasificación de los procesos de negocio que se utilizan internamente hasta el diseño del modelo de trabajo y el despliegue de los pilotos para poco a poco ir introduciéndolos en la empresa.

Una vez que se ha establecido esto, ya es posible determinar cuáles serían los patrones de tecnología de información que se van a utilizar (hardware, software, redes, telecomunicaciones, sistemas de seguridad, etc.), para lo cual cada uno de ellos debe exhibir estándares mundialmente reconocidos.

Paralelamente a ello, se debe llevar la gestión de los proyectos bajo la metodología sugerida por el PMBOK, utilizada mayoritariamente por las empresas para gestionar grandes proyectos, como es la implementación de un ERP.

Definida ya la metodología, se procede a la implementación del sistema de gestión, de los requerimientos de necesidades y de la estrategia de tecnología basada en buenas prácticas de gobierno, con lo cual habríamos terminado con la fase inicial de cobertura de estándares.

Es muy importante señalar también que llegado a este punto se debe haber seguido todo un plan de comunicaciones que ayude a que, tanto el directorio como el personal en general, comprendan seriamente todo el trabajo que se va a realizar en los siguientes dos o tres años que dure la implementación del sistema. 

Como todos sabemos, las empresas comúnmente necesitan resultados "para ayer", por lo que el esperar esta cantidad de tiempo muchas veces se hace imposible para ellas. En ese sentido, es muy importante la gestión de comunicaciones, sobre todo al interior de la empresa para poder ir viendo los avances desarrollados.

Aquí también es muy importante el "benchmarking", que significa ir viendo en otras instituciones del mismo giro qué otros ERP ya están funcionando. Eso incluye visitar las empresas, hablar con las gerencias y con el personal de sistemas para conseguir una orientación, no tanto sobre las bondades del ERP que son ya muy conocidas, sino acerca de cuáles son los errores que no cometerían si volvieran a llevar a cabo ese proceso hoy en día.

¿Le es familiar el proceso de implementación de sistemas ERP en la empresa?

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José Díaz

Magíster en Gestión de Tecnología de Información - MGTI, por las Universidades de ESAN y la Universitat Ramon Llull, Barcelona (España). Magíster en Administración de Empresas - MBA por la Universidad de Deusto (España). Actual Gerente de Proyectos de KM Support SAC para consultorías de Proyectos en el Banco Mundial, OSINERGMIN y MEF. Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.