Es necesario tomar en consideración algunos aspectos importantes: debemos planificar de antemano cómo determinar el alcance, así como la forma en que lo gestionaremos y controlaremos. También se requiere definirlo claramente y debe estar formalmente aprobado por los interesados.

La recopilación de requisitos requiere ser efectuada a cabalidad por lo que puede tardar un tiempo largo; se utilizará una estructura desglosada del trabajo (EDT) en todos los proyectos. En tanto, mientras ejecutemos el trabajo se debe validar cada avance para asegurarnos que se está haciendo todo el proyecto. No se permiten funcionalidades extras (gold plating) en un proyecto.

Igualmente, se debe considerar que cualquier cambio en el alcance necesita ser evaluado para analizar su impacto en las otras áreas de conocimiento del mismo. No se permitirán cambios sin una solicitud de cambio aprobada; las modificaciones en el alcance tampoco deben ser aprobadas si no están de acuerdo a trabajos señalados en el acta de constitución del proyecto y se debe determinar continuamente qué está incluido y qué no lo está.

La gestión del alcance del proyecto abarca tanto el alcance del producto como del proyecto.

El alcance del producto: representa los requisitos que se relacionan con el producto del proyecto. Representa también el resultado final que se espera conseguir. Para determinar si el alcance del producto ha sido completado en un proyecto, el producto resultante debe compararse con los requisitos del producto señalados en la documentación de requisitos y en el enunciado del alcance del proyecto.

Se debe considerar que cualquier cambio en el alcance necesita ser evaluado para analizar su impacto en las otras áreas de conocimiento del mismo.

El alcance del proyecto: representa el trabajo que el proyecto hará para entregar el alcance del producto, es decir, la planificación, coordinación y gestión que aseguren que se logre el alcance del producto. Para determinar si el alcance del proyecto ha sido completado se debe comparar con el plan para la dirección del proyecto.    

Para preparar el plan para la gestión del alcance debemos considerar hasta tres aspectos: cómo lo planificaremos, cómo lo ejecutaremos y cómo controlaremos el alcance del proyecto. Recordemos que este plan es una salida del proceso que consiste en desarrollar el plan para la dirección del mismo.

El PMBOK describe el proceso de gestión del alcance del proyecto como la determinación de los requisitos, asegurándose que todos estos soporten las necesidades del negocio (descritos en el acta de constitución). Asimismo, prioriza y balancea las necesidades de los interesados, crea una estructura de desglose del trabajo (EDT)  para descomponer el alcance en partes pequeñas, verifica que el alcance planificado se esté trabajando y mide la performance del alcance.

La gestión del tiempo: es una de las principales funciones del director del proyecto y, dentro de la misma, es preciso crear cronogramas certeros previendo que las fechas de finalización programadas se puedan cumplir, generando opciones para que los plazos se den antes de iniciar la ejecución del proyecto.

Planificar la gestión del cronograma: consiste en determinar las políticas, procedimientos y documentos para la planificación, desarrollo, dirección, ejecución y control del cronograma del proyecto.

Este proceso nos ayudará a determinar cómo se creará el cronograma, las herramientas que se utilizarán para su creación, cómo será planificado, cómo se gestionará y controlará al proyecto según la línea base del cronograma y cómo se gestionarán las variaciones al mismo. Ojo que nuevamente estamos pensando 'por adelantado'.

Plan de gestión del cronograma

Un plan de gestión del cronograma requiere establecer mediciones de desempeño por adelantado con la finalidad de revisar el progreso del avance. Este plan puede ser formal o informal, pero será parte del plan para la dirección del proyecto. A continuación, se detallarán sus componentes:

Definir las actividades: consiste en tomar los paquetes de trabajo creados en la EDT y descomponerlos aún más hasta alcanzar el nivel de actividad, es decir, un nivel que permita estimar, programar, monitorear y gestionar las actividades. Para definirlas necesitamos tener la línea base del alcance y la participación del equipo para hacer las estimaciones más precisas. Es recomendable planificar a un alto nivel de detalle y luego esperar hasta que el proyecto empiece para tener mayor claridad de los niveles inferiores. A esto se denomina rolling wave planning o planificación gradual.

Hitos: son eventos significativos dentro del cronograma. No son actividades de trabajo. Estos hitos pueden ser determinados por el sponsor y deben ser incluidos en el acta de constitución del proyecto. Sin embargo, el director también puede establecerlos durante el proceso de secuenciar las actividades o durante el proceso desarrollar el cronograma. La lista de hitos pasa a formar parte del plan para la dirección del proyecto y se incluye en el enunciado del mismo y en el diccionario de la EDT.

Secuenciar las actividades: una vez que se han preparado la lista y los hitos, debemos comenzar a secuenciarlos de acuerdo a cómo se ejecutará el trabajo, teniendo como resultado un diagrama de red.

Como vemos, gestionar el alcance y el tiempo de un proyecto es un factor clave para la buena conducción del mismo.

¿En su organización desarrollan la gestión del alcance y tiempo de los proyectos que realizan? De ser así, cuéntenos su experiencia.