Grupo de Procesos de Inicio: Una vez seleccionado un proyecto, se le constituye y autoriza mediante un documento formal mediante el cual se le otorga al director del proyecto la información necesaria para dar inicio al mismo.

Es importante mencionar que todo proyecto tiene una elaboración progresiva mediante la cual se van refinando las estimaciones y alcance pues, aunque se finalice el plan para la dirección del proyecto en la etapa de planificación, estos cálculos podrían ser aclarados mientras se realiza el trabajo durante los procesos de ejecución y monitoreo y control.

Un elemento a considerar es que la planificación de alto nivel se realiza durante los procesos de inicio y, en tal sentido, el acta de constitución del proyecto requerirá decisiones sobre los objetivos del proyecto, cronogramas de hitos y un presupuesto inicial.

Grupo de Procesos de Planificación:El director del proyecto debe dedicarle más tiempo a prevenir problemas que a solucionarlos, y en tal medida se necesita una planificación apropiada que permita ello. En ese sentido, en esta fase se determina si lo especificado en el acta de constitución puede o no ser logrado, así como la forma en que el proyecto será realizado.

Asimismo, el director del proyecto y su equipo de trabajo deberán determinar los procesos que serán necesarios para llevar a buen puerto el proyecto. No olvidemos que solo después que se complete la gestión de los riesgos se podrá determinar el costo y cronograma final, por lo que será necesario pasar por un proceso de identificación de riesgos, análisis cualitativo y cuantitativo y una planificación de respuesta a los riesgos para finalizar los componentes del plan para la dirección del proyecto y los documentos del proyecto.

Es importante señalar que aunque cada parte sea conocida como"fase", cada una de éstas podría ser planificada como un proyecto en sí mismo, con todo lo que representa, pues dentro de lo que se conoce como planificación gradual (rolling wave planning). Un asunto importante, es que tal vez no sea posible planificar todas las fases a un nivel detallado hasta que la anterior esté casi completada.

Grupo de Procesos de Ejecución:Tiene como finalidad completar el trabajo definido en el plan para la dirección del proyecto y lograr los objetivos del mismo, teniendo como enfoque principal la gestión de las personas, procesos y la distribución de la información.

Ojo: los procesos de la dirección de proyectos no siempre se realizan en la misma secuencia, por lo que la ejecución representa realizar el plan de dirección del proyecto o el último plan de dirección del proyecto revisado. Así, los grupos de procesos de ejecución se inician cuando se completa la planificación del proyecto o cuando el control integrado de cambios resultó en un cambio al plan de dirección del proyecto.

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control: En este punto se busca medir el desempeño del proyecto contra el plan de dirección del proyecto, lo cual implica: la aprobación de solicitudes de cambio, acciones preventivas y correctivas, y reparación de defectos. En definitiva, monitorear y controlar el proyecto representa controlar el alcance, el cronograma, los costos, la calidad, las comunicaciones, los riesgos, las adquisiciones y la participación de los interesados.

Los grupos de procesos de monitoreo y control se pueden iniciar por las siguientes razones: 1) por los cambios solicitados, incluyendo acciones correctivas y preventivas recomendadas y reparación de defectos de todas las fuentes; 2) por información sobre el desempeño del trabajo o por los entregables.

Dependiendo de las características observadas, se puede ir algrupo de procesos de inicio para revisar el acta de constitución del proyecto, al grupo de procesos de planificación para volver a planificar partes del proyecto, al grupo de procesos de ejecución para reparar defectos o al grupo de procesos de cierre si el proyecto está completado.

Grupo de Procesos de Cierre: Se realiza cuando el proyecto termina. Se debe recordar que el proyecto no está completado cuando se logra el alcance del producto final, sino cuando se completa el cierre del proyecto, incluidas las actividades administrativas como recopilación y finalización de toda la documentación usada para completar el proyecto y el trabajo técnico para la verificación que el producto del proyecto sea aceptada, así como transferir el proyecto a los que lo usarán y la liberación de los recursos de la organización ejecutante.

Los registros históricos se recopilan a lo largo del proyecto, pero es durante el grupo de procesos de cierre donde el equipo prepara la versión final de las lecciones aprendidas y las pone a disposición de otros proyectos y de la PMO. Se requiere de la aprobación y aceptación formal del proyecto, porque se considera que el cliente en este momento está aceptando el mismo legalmente. Asimismo, es importante medir la satisfacción del cliente y verificar que todos los requisitos se han cumplido. Finalmente, recién el proyecto estará cerrado una vez que sea aprobado por el cliente, los interesados y/o el patrocinador.

En su experiencia, ¿qué consejos podrían ser útiles para llevar a buen cabo un proyecto dentro de cada uno de estos grupos de procesos?

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José Díaz

Magíster en Gestión de Tecnología de Información - MGTI, por las Universidades de ESAN y la Universitat Ramon Llull, Barcelona (España). Magíster en Administración de Empresas - MBA por la Universidad de Deusto (España). Actual Gerente de Proyectos de KM Support SAC para consultorías de Proyectos en el Banco Mundial, OSINERGMIN y MEF. Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.