Muchas personas creen que la dirección de proyectos se basa solo en el concepto de "dirección" o piensan que el encabezar una idea y desarrollarla basta para ser un Director o Gerente de Proyectos, sin considerar y entender que este cargo parte de una especialización, pues aparte de ser un arte y una ciencia, sigue también un proceso sistematizado.

Por otro lado, es bueno recalcar que un programa es un grupo de proyectos subprogramas y actividades organizadas y relacionadas, cuya gestión se desarrolla de forma coordinada y entrelazada para obtener mayores beneficios. Por su parte, un portafolio viene a ser la unión de proyectos, programas, subconjuntos de portafolios y operaciones trabajadas como un grupo con el objetivo de alcanzar metas estratégicas.

En ese sentido, la Oficina de Dirección de Proyectos o PMO (Project Management Office) es el área o departamento que se crea en la empresa con la finalidad de facilitar y/o centralizar la gestión de todos los proyectos y puede tomar algunos de los siguientes roles, dependiendo del grado de control que tenga sobre los mismos:

• De Apoyo, suministran plantillas, difunden mejores prácticas, dan capacitación, dan acceso a la información y lecciones aprendidas de otros proyectos. Su grado de control es bajo.
• De Control, prestan apoyo y orientación a la organización sobre cómo gestionar proyectos, entrenarlos y asistirlos con herramientas de gestión. Su grado de control es moderado.
• De Dirección, ejercen control sobre los proyectos tomando la propia dirección de los mismos. Su grado de control es alto.

Si bien las PMO no vienen a ser personas sino organizaciones, se deben determinar los riesgos de estar conformadas por personas con poca experiencia en gestión de proyectos. De hecho, debemos considerar factores claves para que la PMO funcione:

• Su rol debe estar claramente definido y empoderado.
• Debe centrarse en uno de los tres roles anteriormente mencionados, sin intentar hacerlo todo.
• La PMO no mejorará el desempeño de un proyecto sin el uso de técnicas y procesos de Dirección de Proyectos.
• Guiarse por el método de gestión por Objetivos (MBO):

1. Establecer objetivos realistas e inequívocos.

2. Evaluar periódicamente si los objetivos están siendo logrados.

3. Implementar acciones correctivas.

Precisamente, en el caso particular de los objetivos, debemos tener en cuenta lo siguiente:

• Los objetivos del proyecto deben estar contenidos en el Acta de Constitución del Proyecto.
• Se van entendiendo mejor los objetivos a lo largo de la ejecución del proyecto.
• Gestionar los riesgos aumenta las oportunidades y reduce las amenazas a los objetivos del proyecto.
• Se deben vigilar los aspectos que podrían impactar negativamente en los objetivos del proyecto: riesgos, influencia de los interesados, etc.
• Frecuentemente se requerirán intercambios entre los requerimientos y los objetivos del proyecto.
• Los objetivos se determinarán en el grupo de procesos de Inicio y se refinarán en el grupo de procesos de Planificación.

En su experiencia, ¿qué otras consideraciones deberán tomar en cuenta los encargados de la dirección o gerencia de proyectos?

Esta entrada contiene un artículo de:

José Díaz

Magíster en Gestión de Tecnología de Información - MGTI, por las Universidades de ESAN y la Universitat Ramon Llull, Barcelona (España). Magíster en Administración de Empresas - MBA por la Universidad de Deusto (España). Actual Gerente de Proyectos de KM Support SAC para consultorías de Proyectos en el Banco Mundial, OSINERGMIN y MEF. Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.