Antes de hablar de la estructura organizacional, es importante hacer hincapié en un concepto como la triple restricción, el mismo que se constituye como uno de los aspectos más importantes a considerar por los Directores de Proyectos.

La triple restricción, como su nombre lo indica, se refiere a tres factores: alcance, tiempo y costo. Posteriormente, se les han ido agregando nuevos elementos como la calidad, el riesgo, los recursos, entre otros.

Dado que la Gerencia establecerá las prioridades de las restricciones, es labor del Director del Proyecto utilizar esta priorización para planificar correctamente el proyecto y evaluar el impacto de los cambios, en la medida que un cambio efectuado a una de las restricciones deberá ser analizado para determinar su influencia.

La estructura organizacional

Los proyectos se definen por las políticas y la cultura de la gerencia, así como por los procedimientos de las organizaciones a los que pertenecen. Será labor del Director de Proyecto buscar las influencias y gestionarlas para el beneficio del proyecto y la organización.

Una de las principales formas de influencia se determina al saber cómo se encuentra organizada la empresa. Este conocimiento establecerá a quien deberá recurrir el Director del Proyecto para solicitar apoyo y recursos. En tal sentido, y dependiendo del tipo de organización, se podrá determinar si el poder lo tiene el Jefe Funcional o el Director del Proyecto y averiguar cuáles son las ventajas o desventajas de cada tipo de organización.

Organizaciones Funcionales: es la forma más común de las organizaciones. La empresa se agrupa por áreas de especialización dentro de áreas funcionales. Por ejemplo, Finanzas, Marketing, Producción, etc. Los proyectos generalmente ocurren dentro de un solo departamento. Si necesitamos información o trabajo para el proyecto de otro departamento, se debe solicitar al Jefe del Departamento, quien a su vez lo comunicará a su jefe inmediato superior. Asimismo, los miembros asignados al proyecto hacen sus tareas diarias además de las tareas asignadas en el proyecto.

Organizaciones Proyectizadas: en estos tipos de organizaciones, la compañía está organizada por proyectos, teniendo como principal responsable al Director del Proyecto, quien designa a sus colaboradores, los mismos que deben reportarle sus avances. Una vez que los miembros del equipo completen los trabajos deben ser asignados a otros proyectos o salir de la empresa, ya que no tienen un departamento donde regresar dentro de la compañía. Las comunicaciones se realizan dentro del proyecto.

Organizaciones Matriciales: estas organizaciones maximizan las fortalezas y minimizan las debilidades de las estructuras funcionales y proyectadas. Los miembros de equipo informan a dos jefes: al Director del Proyecto y al Jefe Funcional. En cuanto al desempeño de laborales, los miembros asignados al proyecto hacen sus tareas diarias además de las tareas asignadas en el proyecto.

Las organizaciones matriciales pueden ser:

Fuertes: el poder está en manos del Director del Proyecto.

Balanceadas: el poder es compartido entre ambos jefes.

Débiles: el poder lo tiene el Jefe funcional y el poder del Director del Proyecto es comparable al de un coordinador o facilitador.

En una matricial débil, el rol del Director podría ser el de un Facilitador (Expediter), que actúa como personal auxiliar y coordinador de comunicaciones. En esta línea,  no puede tomar o hacer cumplir decisiones de manera personal. Entre tanto, el Coordinador de Proyectos, haría las veces de facilitador, con la excepción  que tiene algo de poder y autoridad para tomar decisiones e informar al jefe de más alto nivel.

En su opinión, ¿en qué tipo de organización los Directores de Proyecto presentan una mayor dificultad para gerenciar? 

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José Díaz

Magíster en Gestión de Tecnología de Información - MGTI, por las Universidades de ESAN y la Universitat Ramon Llull, Barcelona (España). Magíster en Administración de Empresas - MBA por la Universidad de Deusto (España). Actual Gerente de Proyectos de KM Support SAC para consultorías de Proyectos en el Banco Mundial, OSINERGMIN y MEF. Profesor de la Maestría en Project Management de ESAN.