Imagine que este año tiene como objetivo que su negocio crezca en 30 %, para eso tendrá que producir más y en consecuencia necesitará más colaboradores y más maquinarias. Cada uno de estos pasos, que son en realidad proyectos, tienen que ser gestionados adecuadamente para lograr con éxito la meta establecida.

¿Cómo lograrlo?

El profesor del Diploma Internacional en Gerencia de Proyectos de ESAN, Roque Rabechini explicó que para organizar con menores probabilidades de fracaso las actividades que no son de rutina para una empresa -es decir, los proyectos- existen las oficinas de gestión de proyectos. "Las organizaciones que quieren transformar sus estrategias en resultados a través de la gestión de proyectos se preocupan por crear estructuras para administrarlos. Estas estructuras son llamadas oficinas de gestión de proyectos o project management office (PMO) y son responsables de diseminar en la organización las buenas prácticas de gestión y capacitar a los funcionarios en estas".

Buenas prácticas de gestión

Las buenas prácticas de gestión parten del Project Management Institute (PMI), una organización fundada en Estados Unidos en 1969 con el interés de compartir información de los procesos y de analizar los problemas comunes implicados en los proyectos. Tal y como su página web lo señala, el PMI busca promover la práctica, ciencia y la profesión de gerencia de dirección de proyectos en todo el mundo, de manera consciente y proactiva, a fin de que se utilice la metodología y esta contribuya al éxito.

Tipos de oficinas de gestión de proyectos

Rabechini indicó que crear oficinas de gestión de proyectos se ha vuelto una tendencia mundial debido a que las organizaciones están cada vez más convencidas de que es una buena práctica gerencial organizar las actividades a través de estas oficinas. "Es importante que los profesionales involucrados conozcan las funciones de las oficinas y sus tipos, así al ser contratados pueden conocer cuáles serán sus funciones y los alcances que su trabajo tendrá", añadió.

En cuanto a las clases de oficinas de gestión de proyectos, estas pueden dividirse en tres tipos. La tipo c es la más pequeña al estar conformada por entre dos a tres personas.  "A esta clase de oficina la denomino "Equipo de Apoyo" porque brinda soporte solamente a los gerentes involucrados con proyectos a desarrollar por ejemplo cronogramas o presupuestos. Esta oficina se caracteriza porque se organiza rápidamente y no hay mucho esfuerzo ni dinero involucrado en su formación", agregó el profesor de ESAN.

Cuando una organización cuenta con una oficina de gestión de proyectos, los resultados son mejores pues hay un alineamiento de buenos resultados con gestión.

Sobre las oficinas de gestión de proyectos tipo b, Rabechini comentó que estas son adoptadas por las organizaciones cuando desean tener más conocimientos de las prácticas de gestión de sus proyectos. Su implementación requiere, a diferencia del tipo c, mayor tiempo, dinero y número de personas involucradas, está conformada por unas siete u ocho personas. 

Las oficinas tipo b, denominadas también "Centros de Excelencia en Gestión de Proyectos" se encargan de ejecutar todas las actividades del tipo c, pero organizan además una metodología de la gestión de proyecto para toda la compañía. "Estos Centros de Excelencia desarrollan entrenamiento para los involucrados, apoyan y llevan a un mejor nivel gerencial los proyectos", señaló el también consultor.

Para finalizar, se encuentran las oficinas tipo a, que son llamadas "Oficinas Estratégicas de Proyectos", estás, según mencionó el profesor de ESAN llevan este nombre porque se encuentran alineadas con las estrategias, por lo que hay una distinción fundamental con los otros tipos de oficinas. "Si las otras clases de oficinas dan soporte a los proyectos de una manera pequeña o de excelencia, este tipo de oficia responde por el éxito o fracaso de los proyectos", explicó.

Las oficinas a, que están conformada por un mayor número de personas, responden a proyectos más complejos y que requieren administrar varios stakeholders, mientras el tipo c o b corresponden a empresas más pequeñas y con proyectos más simples.

"Los miembros de una oficina tipo a son responsables de organizar todos los proyectos, es decir, mirar todo el ambiente que es muy dinámico y retirar o desarrollar nuevos proyectos que estén más alineados con la estrategia. 

El rol de los miembros de las oficinas 

Respecto al rol de las personas que administran las oficinas degestión de proyectos, Rabechini señaló que este difiere de los gerentes de proyectos. "Por ejemplo, en el metro de Sao Paulo, proyecto en el que participé, el gerente de la nueva línea solo conoce esta parte mientras que, el gerente de portafolio es decir, de la oficina de gestión de proyectos, conoce la integración de todas las líneas por lo que tiene una visión más orientada a las estrategias", dijo.

Rabechini agregó que el gerente de portafolio tiene una visión más integrada de los proyectos al conocer cuándo empieza uno, cuando cierra otro, las funciones de cada uno, sus dependencias y los recursos que se pueden intercambiar de uno a otro. "Por ejemplo, si un gerente de portafolio necesita cinco ingenieros para un proyecto, está en la capacidad de saber que otro ya no los necesitará, después podrá hacer un ajuste en los cronogramas y para ello, necesitará conocer sobre administración, recursos y presupuestos" explicó.

El avance de las tendencias

En el pasado, comprender la importancia de las oficinas de gestión de proyectos no era una tarea fácil para los ejecutivos, comentó Rabechini, y es que no estaban acostumbrados a realizar actividades de no rutina. "Cuando aparecía un proyecto no había un planeamiento, los proyectos en general eran una especie de ver qué ocurre en el camino y por eso habían altas posibilidades de fracasar sin embargo, la situación cambió", señaló. Las investigaciones muestran que cuando una organización cuenta con una estructura como la oficina de gestión de proyectos, los resultados son mejores pues hay un alineamiento de buenos resultados con gestión.

En la actualidad, los ejecutivos son más conscientes de la importancia de estas oficinas y llegan a las organizaciones con esta cultura, explicó el profesor de ESAN. "En Latinoamérica, Brasil es líder porque está involucrado desde los 90 con la gestión de proyectos y PMI, pero Perú sigue ahora esta tendencia", añadió.