Diseñar un planeamiento preventivo laboral permitirá manejar en mejores condiciones los conflictos en los centros de trabajo, tanto internos¹ como externos². Con relación a esto último, debemos considerar que en este 2014 entrará en funcionamiento la Superintendencia de Fiscalización Laboral (SUNAFIL) y su nuevo tarifario de sanciones económicas, con lo cual se intensificarán las fiscalizaciones laborales. 

De otro lado, debemos tener en cuenta los notables avances que vienen teniendo los procesos laborales a consecuencia de la Nueva Ley Procesal del Trabajo. No menos importante, es el incremento de la sindicalización en el país³ y la evolución de sus reclamos no solo a través de las conocidas huelgas o paralizaciones, sino también por su permanente actividad en las redes sociales, que en algunos casos suele ser más potente y lesiva, impactando severamente en la actividad empresarial o frente a clientes.

En ese sentido, las políticas laborales diseñadas e implementadas por el empleador son herramientas útiles para prevenir o manejar diversas situaciones que se presentan en el día a día en la gestión de personas y contribuyen directamente en el cumplimiento de las normas laborales existentes.

A modo de cuestionario, intentaremos dar algunas pautas sobre esta herramienta de gestión:

1. ¿Cómo se definen a las políticas laborales? ¿Tienen sustento legal?

Las políticas laborales son lineamientos o directrices elaborados por el empleador que permiten regular diferentes situaciones en las relaciones laborales, facilitando la toma de decisiones ante un procedimiento concreto o situación conflictiva. En cuanto al sustento legal, por lo general se cree que la única norma que puede crear el empleador es el Reglamento Interno de Trabajo y que allí deben colocarse, todas las cuestiones relacionadas con el personal. También destacan los Códigos de Conducta o de Ética. 

Sin embargo, el poder de dirección del empleador y en concreto, su facultad normativa⁴, le permiten el poder diseñar diferentes normas internas ligadas con el desarrollo de sus actividades regulares. Aspecto importante es que las políticas laborales que se diseñen sean "personalizadas", vale decir, que reflejen la realidad y la dinámica del negocio del empleador y no sean formatos de otras actividades económicas, pues ello se nota cuando se quieren poner en práctica.    

2. ¿Qué aspectos generales debe tenerse en cuenta para diseñar una política laboral?

Primero, es indispensable conocer los objetivos, valores y desarrollo del negocio: conocer la estrategia empresarial y cuáles son sus prioridades, saber el funcionamiento básico de las áreas y las coordinaciones que se realizan, cuántos trabajadores intervienen y pertenecen a un área, entre otras cuestiones semejantes. 

Segundo, debe conocerse los índices de conflictividad (estrechamente relacionado con el clima laboral), siniestralidad en la empresa o aspectos estrictamente laborales como: indicadores de contratación o rotación de personal, desvinculaciones, sindicalización o relaciones con empresas terceras. Esta información preliminar nos permitirá saber en qué estamos laborablemente hablando y la documentación con la que contamos, cuáles son las fallas o las carencias y sentar las bases de los rubros a reforzar.

Posteriormente, deberíamos hacernos algunas preguntas iniciales: ¿Qué pretendo manejar o prevenir con una política laboral? ¿Cuáles son sus objetivos, su utilidad y especialmente, su necesidad? ¿Quiénes deben participar en su diseño?, ¿Será posible implementarla?, ¿Representará algún costo?. Respondiendo ello, tendremos un diagnóstico que nos indique si cabe o no establecer esta herramienta.

Ahora bien, una política laboral para que sea útil o "tenga vida" debe ser concreta, con un lenguaje sencillo, acorde con el modelo de negocio, desarrollada en base a casos prácticos (incluso en base a experiencias pasadas) y ser actualizada permanente.

Sin embargo, no basta con diseñar una política laboral que en el papel podría parecer bastante completa, sino que lo más importante es que sea complementada con sólidos canales de comunicación interna que permitan que ésta sea asimilada y entendida por quiénes la van a transmitir o ejecutar y sobretodo, que sea conocida y explicada a los trabajadores a los cuáles se les va aplicar. 

3. ¿Cuáles son las ventajas de una política laboral en el centro de trabajo?

4. ¿Siempre será necesario diseñar y/o implementar políticas laborales?

En toda organización es recomendable tener lineamientos precisos sobre las relaciones laborales o la gestión de personas (incluso en aquellas que no tengan Reglamento Interno de Trabajo). Pero la existencia o no de políticas laborales y su utilidad, dependerá de cuánto valor pueda aportar a la empresa. Evidentemente, un manejo preventivo de los conflictos internos repercute en la cadena de valor de la organización (actividades clave) y contribuye en el funcionamiento de los sistemas de gestión de personas. No obstante ello, es indispensable tener claro si la implementación de la política laboral representa un costo o haberlo tarifado al menos, pues en muchos casos esta será la principal dificultad para su aprobación por la Alta Dirección y posterior implementación.

5. ¿Quiénes participan en el diseño y/o elaboración de las políticas laborales? ¿Qué deben hacer? ¿Ejemplos?

Por lo general, estas iniciativas surgen de los Departamentos de Recursos Humanos o Relaciones Laborales. Sin embargo, resulta conveniente que en el diseño y/o elaboración de políticas laborales internas intervengan todos los involucrados. Así, este asunto no solo es cuestión de los órganos técnicos o de gestión o de la alta dirección (gerencias), sino que requiere de la participación de los mandos medios (jefes o supervisores), de los trabajadores con mayor experiencia y todo aquel que contribuya directamente en el desarrollo de un área específica o en la empresa en general. En este punto, la clave son el intercambio de ideas y el diálogo permanente.

Por ejemplo, en el diseño de una política frente a las fiscalizaciones laborales se debe tener previamente una visión integral de la situación en cada una de las áreas de la empresa. Una vez que se haya acopiado la información sobre el estado actual deben hacerse los esfuerzos por regularizar las falencias encontradas a través de un cronograma de acciones. Asimismo, se debe tener claro en qué consiste una fiscalización laboral, las facultades y limitaciones que tienen los inspectores, así como el desarrollo del procedimiento inspectivo en sus dos fases: investigación y sanción. En muchos casos, existe desconocimiento sobre cómo afrontar una fiscalización, lo cual deviene en actas de infracción o sanciones económicas. Una vez que se haya avanzado lo anterior, se debe acordar lo siguiente: 

(i) Seleccionar a las personas más idóneas para participar en la fiscalización (teniendo en cuenta el área o información que manejan). Es importante evitar caer en dilaciones cuando los inspectores visitan la empresa, pues se podría estar obstaculizando la fiscalización.

(ii) Determinar cuál es la documentación base o filtro que regularmente se solicita o a quién se le debe solicitar (recordar que las fiscalizaciones regularmente se dan en las fechas de pago de beneficios laborales o ante denuncias interpuestas por trabajadores o el Sindicato). Esta documentación (contratos, boletas, registros, proyecciones, etc.) debe estar destinada a demostrar el cumplimiento de las obligaciones laborales y debe ser revisada o actualizada para verificar que no existan omisiones.

(iii) En el caso especial de las fiscalizaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo, es preciso contar con la participación de un equipo multidisciplinario: técnico, médico y legal, así como tener claras las acciones de prevención y capacitación realizadas y los documentos que lo sustentan.

(iv) Determinar quiénes son las personas que acompañarán en las visitas inspectivas que se realizan al interior de las empresas.

(v) Brindar al personal elegido las pautas de coordinación entre las áreas respecto a los datos o información complementaria que pudiera ser solicitados por los inspectores.

Naturalmente, una política laboral por su contenido netamente práctico no tendrá sentido si no viene acompañada de actividades de formación y capacitación para quienes intervienen en ellas (tanto para quienes las ejecutan o monitorean, como para aquellos que deben cumplirla).

6. ¿Qué tipos de políticas laborales suelen implementar los centros de trabajo?

Las políticas laborales suelen tener diferente temática y pretenden prevenir eventos concretos. A modo de ejemplo, presentamos las siguientes:

Una estructura base de una política laboral debe contener lo siguiente: (i) ámbito de aplicación; (ii) área o áreas involucradas; (iii) desarrollo de los procedimientos considerando los aspectos técnicos y prácticos, (iv) funciones y responsabilidades; (v) plazos aproximados de desarrollo o vigencia; entre otros.

Conclusión

El planeamiento laboral está cambiando de una visión reactiva a una proactiva, en donde los mecanismos preventivos son determinantes ante el contexto de rigidez laboral que actualmente tenemos. En tal sentido, las políticas laborales constituyen una interesante herramienta de gestión que facilita la toma de decisiones (de forma personalizada y flexible), permitiéndonos manejar en mejores condiciones la conflictividad en el centro de trabajo.

Para que sean efectivas, no basta con documentarlas, sino que es necesario que sean comunicadas y entendidas por todos los involucrados. Tener en cuenta que las políticas laborales no lo dicen todo, pues su utilidad es, precisamente, servir de base para proponer soluciones frente a situaciones específicas que ocurren en relaciones laborales.

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¹ Como ejemplo, podemos citar algunos conflictos recurrentes: reclamo por falta de pago de beneficios otorgados por la empresa que no han sido documentados, incumplimiento de procedimientos específicos o faltas de conducta en el trabajo, incumplimientos de las obligaciones de seguridad y salud en el trabajo, cuestionamiento de sanciones, reclamos sindicales, etc.

2 Los frentes de conflicto principales se dan en los siguientes ámbitos: administrativo, judicial  e incluso, empresarial. 

³ Durante el período de enero a noviembre de 2013, en Lima Metropolitana se registraron 49 sindicatos en el Sector Privado y 67 en el Sector Público. MINISTERIO DE TRABAJO Y PROMOCIÓN DEL EMPLEO. Oficina de Estadística. Boletín "Leyendo Números". Noviembre 2013. http://www.mintra.gob.pe/archivos/file/estadisticas/leyendo_numeros/bol_ley_num_noviembre_2013.pdf

⁴ La referencia legal la encontramos en el artículo 9 del TUO de la Ley de Productividad y Competitividad Laboral.

Esta entrada contiene un artículo de:

Percy Alache

Abogado por la Pontificia Universidad Católica del Perú. Asociado del Área Laboral de Miranda & Amado Abogados. Posgrado en Derecho Laboral por la Universidad de Sevilla. Miembro del Registro de Árbitros del Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo para la resolución de negociaciones colectivas.

Profesor del MBA de ESAN.