Un Plan de Dirección es la estrategia que se utiliza para gestionar un proyecto y los procesos de cada área de conocimiento; de cierta forma se le considera como la razón de la existencia del Director de Proyectos.
Este plan es un documento basado en la información proporcionada por el equipo y otros interesados y por lo tanto debe estar consensuado. Asimismo, debe tener un carácter formal pero también realista indicando lo que se puede hacer y lo que no. Por ello, el plan debe utilizarse como herramienta de medición para asegurarse que el proyecto cumpla con estas restricciones.
El Plan para la Dirección del proyecto contiene líneas base de alcance, cronograma y costos, las cuales son usadas para medir el progreso y finalización del proyecto.
Estas líneas base, también llamadas "líneas para la medición del desempeño", son importantes porque:
Cabe resaltar que, una vez fijadas las líneas base, éstas solo pueden ser alteradas mediante la aprobación de una solicitud de cambio a través del control integrado de cambios. Dichas modificaciones pueden ser solicitadas formalmente durante los grupos de procesos de ejecución y monitoreo y control, y deben ser documentados para mostrar por qué y cuándo se realizaron.
Algunos elementos adicionales
Plan de gestión de cambios: para controlar un proyecto, el director del mismo debe de estar constantemente anticipándose a los cambios que podrían producirse. En tal sentido, es función del director no solo facilitar la realización de cambios por otros, sino el evitar modificaciones innecesarias de tal manera que se minimicen las necesidades de éstas, en la medida que mientras más avanza un proyecto, más costoso es realizar alteraciones.
Plan de gestión de la configuración: la documentación del producto y del proyecto, así como los cambios a éstos, requieren tener un plan para asegurarse que todos trabajen siempre con la última versión de los mismos. Este plan define como se gestionarán los cambios a los entregables y a la documentación resultante que se generará.
Plan de mejoras del proceso: una vez elaborado el Plan para la Dirección del proyecto, el sponsor debe revisarlo y aprobarlo. Asimismo, es necesario que sea aceptado por todos aquellos que están involucrados en el mismo.
Documentos del proyecto: son los documentos utilizados para gestionar un proyecto que no es parte del Plan para la Dirección del Proyecto. Puede incluir: el acta de constitución, el enunciado del trabajo, contratos, registro de interesados, documentación de requisitos, lista de actividades, métricas de calidad, registro de riesgos, etc. Normalmente son una salida frecuente de cada proceso.
Reunión de arranque (kick-off): Antes que el proceso de desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto pueda ser completado y ejecutado, se debe llevar a cabo una reunión de arranque (Kick-Off), que se celebra para comunicar, coordinar y asegurarse que todos estén familiarizados con los detalles del proyecto y las personas que estén trabajando en el mismo.
¿Qué otros elementos deberían ser considerados a la hora de aprobar el Plan de Dirección de un Proyecto?
Profesor en la Maestría de Project Management de la Universidad de ESAN. Expositor en temas de Tecnología de Información, mejoramiento de procesos, y Gerencia de Proyectos, así como de Supervisión y Fiscalización de Energía e Hidrocarburos, en diversas entidades y universidades. Conferencista nacional e internacional en India, China, Brasil, Colombia, España, Canadá, México y República Dominicana.
Doctorando en Ingeniería Informática por la Universidad del País Vasco, España. Magister en Gestión de Tecnologías de la Información de doble grado por la Universidad ESAN y la Universitat Ramón Llull, España. Asimismo, tiene estudios de Maestría en Administración de Empresas por la Universidad de Deusto, España. Economista Titulado por la Universidad de Lima, Colegiado por el CEL. Bachiller en ingeniería de Sistemas por la Atlantic International University (USA). Miembro activo y conferencista nacional e internacional del Project Management Institute – PMI Past Vice Presidente del PMI Lima-Perú Chapter.
Business Process Management es una disciplina gerencial que emplea métodos para detectar, modelar, estudiar, medir y optimizar tanto las estrategias como los procedimientos de un negocio.
La gestión del alcance incluye todos los procesos necesarios para asegurarnos que nuestro proyecto contenga todas las labores requeridas y tan solo esté para completar el trabajo satisfactoriamente. Su objetivo principal será definir y controlar qué se incluye y qué no en el proyecto.
La gestión del alcance incluye todos los procesos que se necesitan para asegurarnos de que nuestro proyecto contenga todo lo requerido para completar el trabajo satisfactoriamente. Su objetivo principal es definir y controlar qué se incluye y qué no se incluye en el proyecto.