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Un plato de fondo: Tablero de Gestión con Fichas de Indicador
Un plato de fondo: Tablero de Gestión con Fichas de Indicador
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Hojas electrónicas vs software especializado
Para iniciarse en la gestión por indicadores, sea a nivel estratégico u operacional, usualmente resultan suficientes las hojas electrónicas porque permiten el desarrollo de las prácticas relativas al control en base a indicadores sin asumir en paralelo el esfuerzo que implica introducir un sistema informático (las implementaciones tecnológicas usualmente tienen sus propias dificultades, pueden ser como un "parto", con dolores y todo).
La migración a un software especializado recién debe darse luego de adquirir cierto dominio de los conceptos, de tener algunas vivencias en la práctica y de implementar ciertas rutinas.
Sabemos de muchas organizaciones que invirtieron en productos de software para implementar el Balanced Scorecard (BSC) y el manejo de Indicadores,y que los dejaron al poco tiempo de implementarlas. ¿Cuál fue la razón principal? Confundieron la necesidad de formar hábitos con la necesidad de tecnología (similar a quienes han comprado equipos caseros de gimnasia para luego terminar dándoles fines menos gloriosos).
La Ficha de Indicador
En el artículo "Preparación de una lista de indicadores de gestión" iniciamos el diseño de los indicadores eligiendo a los que contaban con mejor balance Correlación - Viabilidad. El siguiente paso, y con el que se concluye esta etapa de diseño, consiste en definir otras características, tales como, fórmula, frecuencia, metas, entre otras. Esta labor se facilita al usar el formato en hoja electrónica mostrado en la Figura 1, al que denominamos "Ficha de Indicador"1.
El contenido de este formato representa lo que consideramos indispensable para que funcione adecuadamente. Ha sido revisado en varias ocasiones evitando tener en mente la pregunta: "¿Que le puede faltar?, para más bien pensar en: "¿Qué se le puede suprimir sin que pierda su esencia?".
El Tablero de Gestión
Algunos diferencian los conceptos "Scorecard" y "Dashboard", considerando que los primeros son para uso estratégico (BSC u otros) y los segundos para uso operacional (áreas, procesos, proyectos, puestos). Sin embargo, no creemos necesaria esta distinción, por lo que preferimos usar el término en español "Tablero de Gestión". Algunos serán de Nivel Estratégico y otros de Nivel Operacional. Independientemente de su nivel, con esta herramienta podremos cubrir las funciones de control para los cuatro tipos de componentes organizativos mencionados en un artículo previo: unidades, procesos, puestos y proyectos.
Los Tableros de Gestión constituyen las herramientas centrales de un sistema o procedimiento de control. Asimismo, representan la consolidación de información relevante de varias Fichas de Indicador mediante una hoja electrónica similar al formato que presentamos en la figura 2, al cual denominamos "Tablero de Gestión - Nivel Estratégico"2. Este ejemplo aplica el modelo BSC, como puede apreciarse por el empleo de los términos "Perspectiva" e "Iniciativa".
La forma de un Tablero de Gestión varía según la creatividad que se aplique. Lo mínimo necesario en este caso son los semáforos y el título de cada indicador, tal como se muestra en la imagen anterior. También, puede incluir gráficos e iconos diversos, columnas con información de comparación con periodos de control previos u otros datos extraídos de las Fichas de Indicador.
En un próximo artículo presentaremos una propuesta de "Tablero de Gestión - Nivel Puesto". Además, algunas lecciones aprendidas al implementar dicha herramienta mediante una metodología para Gestión del Potencial Humano por Indicadores.
¿Cuál considera usted que es el principal beneficio de implementar un Tablero de Gestión con Fichas de Indicador?
1A continuación incluyo el link a una página de donde pueden descargarse las hojas respectivas con las fórmulas para los indicadores del tipo creciente y decreciente:
2Aquí el link relativo al archivo con el Tablero de Gestión presentado. Se podrá notar que incluye otras hojas vinculadas, entre ellas la Ficha de indicador ya mostrada, y otras que serían temas de artículos adicionales el plato de fondo que describimos a continuación.
Tablero de Gestión - Nivel Estratégico
Fundador de Metodologías + Soluciones (M+S). MBA, U. del Pacífico, Posgrado en el Programa de Alta Dirección de la U. de Piura, Ingeniero de Sistemas, UNI. Laboró en los grupos empresariales: Banco Continental, La Fabril, Credicorp (Ordenadores S.A. y Pacífico Seguros). Como consultor de negocios ha implementado más de 300 sistemas de gestión y ejecución, a nivel estratégico y operacional, para organizaciones de primer nivel. Conferencista y consultor internacional en tendencias tecnológicas y metodológicas. En los últimos tiempos viene implementado modelos de transformación estratégica que integran OKR’s, KPI’s, Scrum y BSC.
- Docente en BSC: Medición e indicadores estratégicos de gestión
- Docente en Business Agility: planeamiento estratégico extendido
- Docente en ESAN - Facultad
- Docente en ESAN - Faculty
- Docente en Indicadores (KPI's) y OKR's para la gestión de procesos