Todo proyecto debe contar con una ficha. Sin embargo, se puede gestionar mal un proyecto a partir de una gran ficha pero pocas veces se puede gestionar bien a partir de una ficha terrible o sin ella. ¿Cómo canalizar ese esfuerzo en algo productivo? 

Antes de la acción

No siempre es fácil gestionar un proyecto, y una ficha no hará que lo sea, pero aclara el camino. Es más fácil dar en el blanco cuando tú y tu equipo saben la ruta a seguir y el objetivo a lograr. No se trata solo de dirigir personas, tienes que saber a dónde te diriges y cómo vas a lograrlo.

Una herramienta poderosa debe ser sólida

La ficha es una guía que debe informar e inspirar, y con la cual se evaluará el avance del proyecto. Esa es su función número uno. También, crea un puente entre la etapa de inicio y la de planificación, y te guía durante el proyecto, sin ser una camisa de fuerza. Cómo gestor del proyecto, tu trabajo será recolectar información relevante.

Investiga para construir una ficha potente

La investigación es parte del proyecto, ya que potencia e incrementa el conocimiento. Esbozar cómo satisfacer las necesidades del cliente (área que necesita el resultado del proyecto) te asegura una ejecución satisfactoria para las partes (el cliente, el equipo del proyecto, los usuarios y la empresa). 

Descifra qué vale la pena preguntar. Empieza con reuniones de levantamiento de información o solicita una presentación que explique los antecedentes del proyecto. Luego, revisa la información existente, como informes de auditoría y presentaciones a la alta dirección, y los informes de otros proyectos relacionados. Después, plasma la información en la ficha.

Al leer la ficha del proyecto el equipo debe informarse e inspirarse. Es la esencia del proyecto y con la cual se evaluará el avance en todo momento.

No des nada por sentado, aunque creas que ya conoces a la empresa

Entiende todo lo que puedas del(los) modelo(s) de negocio e interioriza la propuesta de valor. Pregúntate: ¿a qué objetivo estratégico y estrategia apunta el proyecto? Averigua si otros proyectos han fracasado y por qué. 

Lo que está en la ficha debe ser importante, pero hay claves

Construye la ficha de manera minuciosa o elabora un borrador con rapidez y, luego, refínalo hasta que sea sólido y potente. Siempre la restricción será el tiempo, por ello, lo mínimo que debes precisar a rajatabla es lo siguiente: 

• El objetivo del proyecto (la razón por la que vas a trabajar).
• El alcance del proyecto (lo que esperas obtener). Interioriza tus compromisos. Te ayudará a configurar la célula ágil y sus respectivas mesas de trabajo.
• Las áreas, unidades de negocio o terceros implicados en el desarrollo del proyecto. Este no existirá de forma aislada. Identifica los requerimientos particulares y quienes integrarán, a futuro, las mesas de trabajo.
• Un cronograma general del proyecto. Una tabla de eventos futuros.
• Las personas o los grupos de personas que podrían apoyar (¿qué es importante para ellos?) o impedir el cumplimiento del proyecto (¿por qué se oponen?).
• Los riesgos del proyecto y tus recomendaciones para mitigarlos.
• Detalla cómo será la supervisión de la ejecución, la revisión de los entregables, la comunicación, los roles del equipo y los objetivos de las mesas de trabajo. 

No olvides que un proyecto no es lineal, mucho menos estable o previsible. Por eso, mira el presente y proyecta el futuro, con las lecciones aprendidas del pasado. Tu experiencia se debería ver impregnada en la ficha, sé ágil.

A nadie le sale todo bien la primera vez

Repasa la ficha hasta que estés 100 % seguro(a) de que sabes lo que te piden y, sobre todo, cómo lo harás. Aunque parezca tedioso, vale la pena. 

Explíqueme como si fuera un niño de seis años

Cuando la ficha esté lista, estúdiala con el equipo; te ahorrará energía durante la ejecución. Enriquécela con la retroalimentación del equipo. Existen fichas que inspiran y que, después de estudiarlas, te dejan entusiasmado(a) y listo(a) para comenzar a trabajar. Esa es su función número dos. 

Precisamente, por eso, evita la "maldición del conocimiento". Wikipedia lo define como "sesgo cognitivo que se produce cuando un individuo, en comunicación con otras personas, sin saberlo, supone que los otros tienen los antecedentes necesarios para entender lo que dice". De hecho, explicar cosas complejas, de manera sencilla y atractiva, es un arte. Elige qué dejar fuera.

Y si recibes una ficha como integrante de un equipo...

Interpreta, cuestiona y haz preguntas. Es correcto, siempre que lo hagas con respeto, indicar: "no entiendo este punto" o "¿puedes darme más información aquí?". Luego, estudia la ficha, ya que es la oportunidad para que descubras un poco más antes de arrancar. Siéntete cómodo(a) con ella. Te dará versatilidad. Sí, hay que dedicarle tiempo al desarrollo de la ficha del proyecto. Escribe lo que quieres leer. 

Piensa en el último proyecto que gestionaste (o del cual fuiste parte). ¿Cuánto te llevó escribir (o estudiar) la ficha del proyecto? Cuéntanos tu experiencia.