En el 2020 la pandemia puso en evidencia la falta de capacidad para adaptarnos. Generar innovación con los equipos tradicionales es complejo. Basta mirar a nuestro alrededor para constatar.

La inspiración está en el lugar más insospechado 

El 2021 es un año que no da tregua, y las áreas de las organizaciones tienen aún batallas encarnizadas con la falta de priorización de tareas y, sobre todo, con la llegada de "nuevos pedidos urgentes" que alteran sus prioridades iniciales. Aquello no debería ser complicado de solucionar si miramos la evolución de la gerencia de proyectos en la oficina de gestión de proyectos (PMO por sus siglas en inglés). Con el paso del tiempo, nuevos marcos de trabajo y sus respectivas metodologías conquistaron a los gerentes de proyectos y a sus equipos. Uno de ellos fue la agilidad: una apacible filosofía de vida y trabajo condensada, a veces, en una sola palabra. 

La agilidad es algo con lo que nacemos pero que al estar en nuestra zona de confort, la perdemos. En un escenario apocalíptico es la habilidad que toda persona debe volver a desarrollar, sea de la profesión que sea. La agilidad transforma áreas y, por ende, organizaciones, las vuelve dinámicas y adaptativas. 

Revolución en las áreas

Una brillante iniciativa es incorporar la agilidad en las áreas a través del trabajo por equipos ágiles. Hay términos con los que nos hemos familiarizado. Sin embargo, que los oigamos muchas veces no siempre significa que se entiendan bien. Este puede ser el caso. Son una suerte de tribu o grupo de personas conectadas entre sí por un propósito, a los que se les denomina "célula ágil de ..." con un líder que prioriza objetivos, realiza seguimiento y consigue un ambiente donde las relaciones y el trabajo colaborativo fructifican. 

Son equipos de trabajo que transforman áreas y, por ende, organizaciones, las vuelven dinámicas, adaptativas, atractivas al talento y capaces de afrontar grandes retos.

Forman mesas de trabajo con una misión y objetivos concretos; y son multidisciplinares porque requieren el aporte del resto de profesionales de la organización. Aplican el visual management con tableros, tarjetas y listas que les permitan organizar y priorizar sus actividades de forma flexible, provechosa y divertida. Reportan a petits comités que les dan la agilidad para probar soluciones. Aprenden de los errores y de los aciertos, y mejoran. Así, logran resultados en poco tiempo. Estas microorganizaciones evolucionan con el tiempo y una prueba de ello es que, si les das una idea mediocre, la arreglaran. Aquí los espacios colaborativos físicos y digitales son críticos. Por eso, en este proceso, el smart working o la evolución del teletrabajo aportará mucho. 

Todo esto puede sonar a música celestial para un trabajador ávido de innovación y eficiencia, pero desafina un poco a oídos de un líder tradicional porque rompe el esquema tradicional de organizar el trabajo. Es pasar de los departamentos organizados por funciones, con comunicación unidireccional y poca flexibilidad, a trabajar en procesos transversales donde cada área brinda servicios al proceso, con objetivos desafiantes y medibles.  

La agilidad no se documenta, se entrena

La agilidad es como el voltaje. Te empuja al cambio, estimula a los equipos, retiene y atrae al talento. Por supuesto, cuanto mayor sea el voltaje, más fuerte será el impacto. En ese sentido metafórico, intentar meter la agilidad a rastras, antes de dominar los conceptos básicos, es una forma peligrosa y contraproducente de convertirse en una organización líquida (dinámica y adaptativa). 

Debemos impulsar la formación del trabajador. Adaptar metodologías ágiles y adoptar herramientas digitales y colaborativas. Son claves, el cambio de mentalidad, el incentivo al autoaprendizaje y mucho entrenamiento. Una máquina bien engrasada consigue los objetivos que se propone.

Lo más complicado es lograr la sinergia entre las áreas (confianza, apoyo, entusiasmo y compromiso) y el alineamiento de los objetivos de cada persona con el propósito de la organización. La tensión desaparece, todos están concentrados, pero no forzados. Controlar las tareas y los cambios de última hora se vuelve fácil. Son grupos de personas que han entrado en el estado mágico de "fluir". Aquellas que lo logran, asumen retos más técnicos para innovar. ¿Cómo entrenar a tu equipo para desarrollar la agilidad? Déjanos tu opinión.