En general, los programas de cumplimiento están destinados a gestionar y prevenir los riesgos propios de la actividad económica de cada empresa. En el caso del employment compliance, los riesgos legales que se buscan prevenir son aquellos que nacen del incumplimiento de las normas laborales. Estos se identifican en la matriz de riesgos para crear un plan de prevención con base en su recurrencia y potencialidad. 

A través de un programa de employment compliance, se puede mejorar el ambiente laboral, ya que se desarrolla una cultura de prevención y cuidado entre los trabajadores. Al crearse un ambiente de resguardo, se reducen las contingencias laborales y se promueve, por un lado, la satisfacción y, por otro, la producción. Así, se evitan riesgos de reputación y/o costos legales.

Cumplimiento de las obligaciones

De acuerdo a la ley n.o 29245, "Ley que regula los servicios de tercerización", la empresa usuaria de servicios de tercerización es solidariamente responsable, bajo determinados supuestos, por el pago y los beneficios de los trabajadores, entre otros. Ello es efectivo durante el tiempo en que el trabajador estuvo desplazado.

La protección de datos personales en el país considera el principio de consentimiento, por lo que es necesario obtenerlo para compartir datos personales.

Considerando esta responsabilidad, a fin de ejecutar sus políticas de cumplimiento laboral, muchas empresas exigen a los proveedores de servicios documentos que acrediten el debido cumplimiento de sus obligaciones (laborales, sociales y previsionales), con el propósito de salvaguardar potenciales contingencias. Estos documentos van desde declaraciones juradas hasta la revisión de boletas de pago, aportes a AFP, entre otros.

No obstante, es importante notar que el alcance de esta verificación no debería otorgar la potestad de acceder a información comercial confidencial de estos proveedores, porque no es el fin del employment compliance. En muchos casos, la rigurosidad en la exigencia de entrega de información no considera las implicancias que genera compartir esta información no solo al proveedor, sino también al propio cliente.

En ese sentido, las políticas de cumplimiento laboral internas de un cliente no buscan vulnerar información comercial sensible del proveedor, ya que esta permitiría conocer no solo su modelo de negocio, sino también la forma en que el proveedor ejecuta su actividad. La verificación puede realizarse y confirmarse con los mismos efectos objetivos y prácticos de un programa de cumplimiento, por medio de distintas alternativas, como declaraciones juradas, muestreo documentario, entre otras.

Tanto del lado del proveedor como del cliente, es importante reparar en las implicancias de exigir y administrar esta información para determinar la razonabilidad y necesidad en cada caso. La cultura de cumplimiento es de prevención. En caso ocurriese algún evento no deseado, se gatillarían los mecanismos posteriores regulados de forma contractual, brindando el programa de compliance más herramientas y elementos para probar una debida diligencia interna, y evitar así la falla corporativa.

Es relevante recordar que la protección de datos personales en el país considera el principio de consentimiento, por lo que es necesario obtenerlo para compartir datos personales, más aún si se consideran datos sensibles, referidos a ingresos económicos de la persona. Al pactar este tipo de obligaciones, tanto el cliente como el proveedor deberán considerar que los trabajadores necesariamente deben consentir de forma previa, informada, expresa e inequívoca esta transmisión de información. De lo contrario, se consideraría una falta grave. ¿Has implementado este programa en tu organización? Cuéntanos tu experiencia.