A veces tienes que dejar lo que estás haciendo y empezar de nuevo. El mundo del trabajo ha cambiado más en los últimos veinte años que en todo el siglo pasado. Estos cambios no solo se han producido a nivel organizativo, sino también a nivel físico. Nuestro entorno cambia, en gran medida, condicionado por la tecnología, que apunta a tendencias cada vez más consolidadas. 

Un ejemplo de ello son las organizaciones que adoptan herramientas como Facebook Workplace para la comunicación interna, Slack para la comunicación entre equipos y WhatsApp para la comunicación con clientes. Además, organizan sus reuniones por Skype y utilizan Facebook de manera habitual para su publicidad.  

Los alumnos y profesores colaboran de manera instantánea, tanto dentro como fuera del aula. Los apuntes de clase, que antes se pasaban de mano en mano previo a una evaluación, pasan a circular en el chat del salón, en tiempo real en formato de foto, y cuando el profesor aún no termina de redondear la idea.

Aunque el trabajo virtual y los equipos remotos no son una nueva tendencia, la fórmula se ha perfeccionado con el tiempo, así como las posibilidades que ofrece.

La velocidad de adopción tecnológica en la que estamos inmersos nos lleva a plantearnos hasta qué punto avanza nuestra capacidad de rediseñar procesos en cualquier lugar y momento. No solo hay que ser capaces de entender los efectos de la tecnología en la sociedad, sino también de utilizarla profesionalmente y sacarle partido como nadie. 

La fórmula se ha perfeccionado con el tiempo 

El conocimiento nunca está en un solo sitio. La innovación puede venir de arriba, de abajo o de los lugares menos esperados donde la empresa tiene presencia. Generar servicios rápidos, ponerlos en el mercado (cuando aún no están en su versión final) y esperar el feedback de los usuarios para mejorar es el objetivo intrínseco que se exije hoy a los equipos. El nuevo mantra es "Dar a los empleados tiempo para innovar". La pregunta es cómo rediseñar procesos de manera creativa si el equipo no se encuentra físicamente en el mismo lugar.

El trabajo virtual y los equipos remotos no son una nueva tendencia, pero la fórmula se ha perfeccionado con el tiempo, así como las posibilidades que ofrece. Entonces, a la forma habitual que rediseñamos los procesos, debemos adaptar las nuevas formas de trabajar: independizar cada vez más las tareas del lugar físico y posibilitar el trabajo colaborativo remoto. Ello requiere de un razonable acceso a la tecnología y pequeños matices a la metodología para brindar una herramienta con más posibilidades de colaboración remota.

Colaboración es colaboración

La forma de trabajar de manera colaborativa en equipo, de manera remota, no es solo una cuestión de herramientas. El cambio es mucho más profundo que simplemente dar a los equipos una herramienta de comunicación y tratar de hacer lo mismo que hacíamos antes. Sin duda, reducir aún más el miedo a fallar es un elemento importante en una estrategia de innovación con equipos remotos. 

Para lograr este objetivo se necesita un cambio de filosofía que incluya un replanteamiento de la forma de gestionar el proyecto de rediseño. Se debe empezar por el formato de las reuniones, siguiendo por la manera de obtener información del proceso, la forma de trabajar la metodologia de rediseño de procesos con Design Thinking y SCRUM, hasta cómo prototipar. 

Tenemos que asegurarnos de que el equipo desarrolle los criterios necesarios para trabajar de manera colaborativa sin estar de forma física. Somos conscientes de que el expertise en la materia requiere esfuerzo y dedicación. 

Funcionalidad y tecnología

Una reflexión de cara a este cambio del modelo de trabajo en equipo. Hoy la tecnología ofrece mejores formas de trabajar, más eficientes y atractivas; pero si adaptas tu metodología para el equipo de procesos, solo beneficiarás a los especialistas en procesos. Si abrimos la posibilidad de hacer más eficiente la colaboración entre equipos multifuncionales, que complementen a los especialistas en procesos, abriremos la posibilidad de para que la empresa se comunique mejor; aspecto que beneficia a la busqueda de agilidad en la que se encuentra inmersas las empresas. Todo un reto. ¿Cómo diseñarías tu metodología de procesos para trabajar de manera colaborativa remota? ¿Qué cambios harías?