La gestión de inventarios es un aspecto de vital importancia para las organizaciones y es un condicionante para su éxito. Una encuesta publicada en CSCO Insight, realizada a más de 220 empresas (el 30 % con ingresos de hasta 10 billones de dólares) señaló que el 76 % de ellas considera desde "alta importancia" hasta "prioridad clave" lograr la máxima optimización en dicho aspecto.

"Después de alcanzar cierto nivel de excelencia en los procesos de gestión de inventarios, el único camino a seguir es conseguir una mejor tecnología para controlarlos", indica la publicación. El 31,3 % de las empresas señala que los procesos en la gestión de inventarios son lo más importante, mientras que el 16 % resalta el uso de tecnología y herramientas para automatizarlos. Además, el 52 % señala que ambos factores son importantes en paralelo.

Algunas herramientas tecnológicas

1. Software de alerta de restock

Se incorpora al sistema de gestión para recordar o avisar que es tiempo de recolocar cierto producto, activándose cuando éste alcanza determinado nivel de stock. Toma en cuenta factores como la cantidad, las fechas de vencimiento, las ofertas, entre otros tipos de información. Por ejemplo, puede considerar también el historial de ventas previas y la demanda esperada, para así conocer la cantidad exacta de "restock" de alguna categoría.

2. Software de reporte en el inventario

Se incorpora al sistema de manejo de inventarios. La base de datos ayuda a crear un reporte con todo lo necesario para el área de logística de la empresa. Así pueden elaborarse reportes de ventas, de compras, de pérdidas, etc. Este tipo de herramienta puede ser usado para determinar las óptimas cantidades de productos en un inventario. Para ello se analiza la cantidad, el historial de ventas y otros detalles.

3. Recolección de data a través del código de barras.

El Barcode Data Collection es una de las herramientas más precisas. Se sabe que la gestión de inventarios, más aún para las pequeñas empresas, puede tener errores, transacciones perdidas y números inexactos que generan pérdidas. Para automatizar el recojo de información, muchas organizaciones incluyen escáneres de código de barras en los productos, lo que aumenta la eficacia y precisión al momento de gestionarlos.

4. Dashboards (tableros)

Se trata de un software de gestión de inventarios que muestra gráficos con datos en una pantalla. Después de extraer cifras sobre el inventario, éstas pueden ser observadas desde el dashboard; además, éste método permite que la categorización de la información sea dividida de la forma más conveniente. Su uso depende del usuario y de los roles en la empresa. En una compañía pequeña, el dueño puede usar el dashboard para visualizar las ventas del mes, el nivel de inventario por locación más datos relevantes.

5. NCR Counterpoint

Si lo que se necesita es un software o sistema en especial para el control total del inventario, una buena alternativa es el NCR Counterpoint. Es precisa para PYMES y ofrece una forma intuitiva de gestión. Está alojada en la nube y proporciona órdenes de compra automatizadas y una serie de funciones de procesamientos de pagos.

Como podemos ver, existen diversos tipos de herramientas para llevar un buen control de inventarios en una empresa. Lo primordial es conocer las necesidades de la compañía, lo que dependerá de su tamaño, tipo, presupuesto, políticas, logística y otros factores.

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Fuentes:

CSCO Insights - Supply Chain Executive Brief. "Five Strategies for Improving Inventory Management".
Acctivate. "5 inventory tools to help with inventory control and management".

Acumatica - The Cloud ERP. "5 tools for inventory management".